1
Общие вопросы
!
Результат и рекомендации

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле



Обратите внимание!

Далее в вопросах юридическое лицо, индивидуальный предприниматель будут сокращенно называться Организация.
*
В Организации создан архив.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

  • Глава 1. Общие положения
  • Глава 3. Управление архивным делом в Российской Федерации
    • Статья 13. Создание архивов
      • 2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • I. Общие положения
    • 2. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения.
    • Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы.
    • Организации вправе создавать архивы.
    • Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации (далее - архив) создается как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения.
    • Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.
    • Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее - работник архива (лицо, ответственное за архив).

*
Является ли Организация источником комплектования государственных (муниципальных) архивов?

Государственные и муниципальные организации выступают источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов в форме полного или выборочного (группового, повидового) приема документов. Решение о форме приема документов от государственных и муниципальных организаций принимается ЭПК архивного учреждения.

Организации-источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы весь комплекс документов постоянного срока хранения.

Организации-источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения.

Организации-источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы весь комплекс документов постоянного срока хранения.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Предоставлено помещение для размещения архивных документов - архивохранилище.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 77. Архив размещается в здании или отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 76 Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям.
    • Хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения:
      • а) в здании, отвечающем требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;
      • б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище (пункт 78 Правил);
      • в) запирающихся шкафах или сейфах.

*
Архив Организации не расположен в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 78. Архивохранилище должно:
      • ж) не располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

*
Архивохранилище не имеет проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 78. Архивохранилище должно:
      • д) не иметь проложенных через него труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды;

*
Архивохранилище имеет естественную или искусственную вентиляцию.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 78. Архивохранилище должно:
      • б) иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых зон;

*
Архивохранилища оснащены специальным оборудованием для хранения документов (стационарные, передвижные и (или) мобильные металлические стеллажи, металлические шкафы, сейфы или контейнеры).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 80. Архивные документы размещаются в архивохранилище на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах.
    • В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.
    • Не разрешается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для их хранения местах.

*
Помещения архива Организации оснащено средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 76. Хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:
      • а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;
    • 85. Противопожарный режим в здании или помещении архива устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации о пожарной безопасности.

*
Помещение архива Организации оснащено охранной сигнализацией.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 76. Хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят:
      • а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;
    • 86. Охранный режим обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них, а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него, установленного локальным нормативным актом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

*
Установлен порядок сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 86. Охранный режим обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них, а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него, установленного локальным нормативным актом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

*
Осуществляется контроль доступа в помещение архива.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 86. Охранный режим обеспечивается путем оборудования здания или помещений архива средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в них, а также соблюдением порядка сдачи/снятия охраны помещения архивохранилища и порядка доступа в него, установленного локальным нормативным актом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

*
Хранение документов осуществляется в первичных средствах хранения: в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 83. Архивные документы, за исключением находящихся в СХЭД, размещаются в первичных средствах хранения:
      • а) на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;
      • б) аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;
      • в) электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.
    • 87. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичных средствах хранения, предусмотренных пунктом 83 Правил, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
    • Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.
    • Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
    • Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности.

*
На окнах в архивохранилище применяются светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 87. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичных средствах хранения, предусмотренных пунктом 83 Правил, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
    • Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.
    • Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
    • Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности.

*
В архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 87. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичных средствах хранения, предусмотренных пунктом 83 Правил, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
    • Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.
    • Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
    • Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности.

*
В архивохранилище соблюдается нормативный температурно-влажностный режим.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 88. Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:
      • а) для документов на бумажном носителе температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха 50 - 55%;
      • б) для аудиовизуальных документов - в соответствии с пунктом 5.14 Правил, утвержденных приказом N 24;
      • в) для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18°С и 45 - 65%;
      • г) для документов на оптических дисках - 10 - 23°С и 20 - 50%.
    • 89. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °С и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

*
В архивохранилище имеются средства измерения и контроля температурно-влажностного режима.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 90. Контроль за температурно-влажностным режимом обеспечивается регулярным измерением с помощью термометра и гигрометра или термогигрометра, размещенных в одной или нескольких контрольных точках архивохранилища (в зависимости от конструкционных особенностей и площади) вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 м от пола, параметров воздушной среды:
      • а) в специализированном здании - не реже 1 раза в неделю;
      • б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - не реже 2 раз в неделю;
      • в) при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.

*
В архивохранилище проводятся санитарно-гигиенические мероприятия.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VII. Организация хранения архивных документов
    • 92. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

*
Все стеллажи, шкафы, контейнеры, полки пронумерованы.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 94. На обложке единицы хранения документов на бумажном носителе указывается архивный шифр в соответствии с пунктом 45 Правил.
    • Единицы хранения должны размещаться в архивохранилище на стеллажах или в шкафах (сейфах).
    • Стеллажи и шкафы должны быть пронумерованы в каждом архивохранилище в порядке слева направо от входной двери, полки на стеллажах должны быть пронумерованы по шкафам в порядке - слева направо, сверху вниз.
    • При отсутствии в органе местного самоуправления, организации архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах, сейфах.

*
Место хранения единиц хранения в архивохранилище фиксируется в топографических указателях.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 95. Место хранения единиц хранения в архивохранилище фиксируется в топографических указателях: постеллажном (рекомендуемый образец приведен в приложении N 13 к Правилам), и, при наличии более одного фонда, пофондовом (рекомендуемый образец приведен в приложении N 14 к Правилам).
    • При ведении топографического указателя один его экземпляр должен храниться у работника архива (лица, ответственного за архив), второй - размещаться в соответствующем архивохранилище.
    • Топографические указатели не составляются при отсутствии архивохранилища.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 97. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке.
    • Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой "Для служебного пользования" - не реже одного раза в 5 лет).
    • Проверка наличия электронных архивных документов должна производиться в соответствии с пунктами 152, 153 Правил; аудиовизуальных документов - пунктом 167 Правил.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Выдача документов из архивохранилища осуществляется с письменного разрешения руководителя архива Организации.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 107. Архивные документы выдаются во временное пользование на основании письменного разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица:
      • а) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
      • б) для экспонирования на срок, определенный соответствующим договором;
      • в) работникам структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, организации в целях реализации их служебных обязанностей на срок не более одного месяца.

*
Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, имеют архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 108. Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 20 к Правилам).
    • Выдача единиц хранения, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и не прошедших технического оформления и описания, может быть ограничена.

*
Срок выдачи дел для использования работниками Организации и иными пользователями не превышает один месяц.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 109. Единицы хранения выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:
      • а) одного месяца - для использования работниками (государственными, муниципальными служащими) государственного органа, органа местного самоуправления, организации;
      • б) шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
    • Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или лица им уполномоченного.

*
Срок выдачи дел для использования работниками судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов не превышает шесть месяцев.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 109. Единицы хранения выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:
      • а) одного месяца - для использования работниками (государственными, муниципальными служащими) государственного органа, органа местного самоуправления, организации;
      • б) шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
    • Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или лица им уполномоченного.

*
Выдача документов из архивохранилища в сторонние организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 110. Выдача архивных документов во временное пользование производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование (рекомендуемый образец приведен в приложении N 21 к Правилам).
    • Выдача архивных документов работникам структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, организации в целях реализации их служебных обязанностей производится на основании заказа (служебной записки, заявки) на выдачу единиц хранения.
    • Факт выдачи единиц хранения подлежит обязательной фиксации.
    • При наличии СХЭД учет выдачи документов, в том числе во временное пользование, ведется в электронном виде.

*
Выдача документов из архивохранилища сотрудникам Организации оформляется заказом (служебной запиской) на выдачу единиц хранения.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 110. Выдача архивных документов во временное пользование производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование (рекомендуемый образец приведен в приложении N 21 к Правилам).
    • Выдача архивных документов работникам структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, организации в целях реализации их служебных обязанностей производится на основании заказа (служебной записки, заявки) на выдачу единиц хранения.
    • Факт выдачи единиц хранения подлежит обязательной фиксации.
    • При наличии СХЭД учет выдачи документов, в том числе во временное пользование, ведется в электронном виде.

*
Карта-заместитель дела размещается вместо выдаваемых документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 113. Выдачу единиц хранения во временное пользование и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей и при возврате, производит работник архива (лицо, ответственное за архив) в присутствии лица, получающего (возвращающего) единицы хранения. На место выдаваемых единиц хранения и описей дел, документов должна помещаться (подкладываться) карта-заместитель единицы хранения (рекомендуемый образец приведен в приложении N 22 к Правилам). При возвращении единицы хранения карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.

*
Проводится полистная проверка наличия и состояния документов в случае выдачи документов на бумажном носителе из архивохранилища и при приеме их обратно.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VIII. Обеспечение сохранности архивных документов
    • 113. Выдачу единиц хранения во временное пользование и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей и при возврате, производит работник архива (лицо, ответственное за архив) в присутствии лица, получающего (возвращающего) единицы хранения. На место выдаваемых единиц хранения и описей дел, документов должна помещаться (подкладываться) карта-заместитель единицы хранения (рекомендуемый образец приведен в приложении N 22 к Правилам). При возвращении единицы хранения карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Ведется учет всех хранящихся в архиве Организации документов, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии), описи дел, документов, описи электронных документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации
    • 114. Учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, документов, описи электронных документов.
    • Особенности учета электронных, аудиовизуальных документов установлены пунктами 138, 141, 164, 168 и 169 Правил.

*
В архиве Организации ведется книга учета поступления и выбытия дел, документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации
    • 118. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении N 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.
    • К вспомогательным учетным документам относятся:
      • а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;
      • б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;
      • в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении N 26 к Правилам);
      • г) список источников комплектования;
      • д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);
      • е) каталоги;
      • ж) указатели.
    • Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.
    • СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

*
В архиве Организации ведется лист фонда.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации
    • 118. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении N 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.
    • К вспомогательным учетным документам относятся:
      • а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;
      • б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;
      • в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении N 26 к Правилам);
      • г) список источников комплектования;
      • д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);
      • е) каталоги;
      • ж) указатели.
    • Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.
    • СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

*
В архиве Организации ведется опись дел, документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации
    • 118. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении N 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.
    • К вспомогательным учетным документам относятся:
      • а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;
      • б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;
      • в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении N 26 к Правилам);
      • г) список источников комплектования;
      • д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);
      • е) каталоги;
      • ж) указатели.
    • Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.
    • СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

*
В архиве Организации ведется опись электронных документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации
    • 118. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении N 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.
    • К вспомогательным учетным документам относятся:
      • а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;
      • б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;
      • в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении N 26 к Правилам);
      • г) список источников комплектования;
      • д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);
      • е) каталоги;
      • ж) указатели.
    • Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.
    • СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

*
В архиве Организации ведется дело фонда.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации
    • 118. абзац 1. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении N 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.
    • 122. В дело фонда включается комплекс документов (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, акты выделения дел и документов к уничтожению, акты об утрате и акты о неисправимых повреждениях, акты об обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции.

*
В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IX. Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации
    • 119. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

*
Хранит ли Организация документы более одного архивного фонда?

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Состав экспертной комиссии (ЭК) утвержден приказом руководителя Организации.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • III. Экспертиза ценности документов
    • 18. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе государственного органа, органа местного самоуправления, организации, создается приказом, действует на основании положения, разработанного на основе примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
    • Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, согласовывают положение о ЦЭК (ЭК) с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

*
Имеется Положение об экспертной комиссии, утвержденное приказом руководителя Организации.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • III. Экспертиза ценности документов
    • 18. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе государственного органа, органа местного самоуправления, организации, создается приказом, действует на основании положения, разработанного на основе примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
    • Государственные органы, органы местного самоуправления, организации, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, согласовывают положение о ЦЭК (ЭК) с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

*
Экспертиза ценности документов в Организации проводится ежегодно.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IV. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
    • 20. Экспертиза ценности проводится ежегодно на основе принципов и критериев, указанных в пункте 15 Правил.
    • Сроки хранения документов при проведении их экспертизы ценности устанавливаются в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

*
По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях Организации составляются номенклатуры дел структурных подразделений.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IV. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
    • 23. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются:
      • а) номенклатуры дел структурных подразделений;

*
По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях Организации составляются описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IV. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
    • 23. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются:
      • б) описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

*
По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях Организации составляются проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IV. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
    • 23. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются:
      • в) проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

*
По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях Организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IV. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
    • 23. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются:
      • г) предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

*
На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • IV. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
    • 26. На основе предложений, указанных в подпункте "г" пункта 23 Правил, работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3 к Правилам). Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов).
    • Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

*
В Организации соблюдаются сроки передачи архивных документов в архив Организации после завершения дел в делопроизводстве (не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VI. Организация передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)
    • 47. Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения.
    • Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31 Правил.
    • По решению руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.

*
В Организации соблюдаются сроки передачи в архив организации документов по личному составу государственных гражданских (муниципальных) служащих, уволенных с государственной гражданской (муниципальной) службы, в установленные сроки.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • VI. Организация передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)
    • 47. Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения.
    • Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31 Правил.
    • По решению руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.

*
В Организации составлена номенклатура дел, согласованная и утвержденная в установленном порядке.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • II. Формирование документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации
    • 11. Номенклатура дел (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к Правилам) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к Правилам).
    • Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов являются наименования структурных подразделений, либо наименования функций и направлений деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.
    • В разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, структурных подразделений, в том числе работу коллегиальных органов.
    • Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел. В графе "Примечания" указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.
    • Заголовки дел, содержащие наименования баз данных информационных систем, уточняются в соответствии с составом документированной информации (данных), содержащейся в базах данных.
    • Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с экспертной комиссией (далее - ЭК)ЦЭК, и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
    • Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления, организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) представляется руководителем или уполномоченным им лицом на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, или ЭПК субъекта Российской Федерации, или экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации (далее - ЭПК архивного учреждения).
    • Организация, не выступающая источником комплектования государственного (муниципального) архивов, утверждает номенклатуру дел самостоятельно.

Соблюдение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем обязательных требований законодательства об архивном деле


*
Архивом Организации ведется учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • XIII. Организация использования архивных документов
    • 177. В государственном органе, органе местного самоуправления, организации ведется учет использования документов, в том числе с использованием СХЭД.

*
Соблюдаются сроки исполнения запросов социально-правового характера - в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • XIII. Организация использования архивных документов
    • 182. На безвозмездной основе исполняются:
      • а) запросы социально-правового характера - в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса;

*
Соблюдаются требования к оформлению архивных справок (см. Требования законодательства).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • XIII. Организация использования архивных документов
    • 185. Архивная справка (рекомендуемый образец приведен в приложении N 29 к Правилам) оформляется на бланке государственного органа, органа местного самоуправления, организации и содержит название "Архивная справка", подписывается руководителем или уполномоченным им лицом и заверяется печатью.
    • Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 22 декабря 2012 г. N 1382 "О присоединении информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме" (далее - постановление N 1382).
    • В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов, а также указание на подлинность документов, включенных в единицу хранения.
    • В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества (при наличии), инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.
    • В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.
    • В архивной справке должны быть указаны архивные шифры и номера листов единиц хранения. В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью государственного органа, органа местного самоуправления, организации (при наличии).

*
Соблюдаются требования к оформлению архивных выписок (см. Требования законодательства).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • XIII. Организация использования архивных документов
    • 186. Архивная выписка оформляется на бланке государственного органа, органа местного самоуправления, организации с обозначением названия ("Архивная выписка") и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. В архивной выписке также может оговариваться подлинность документов, включенных в единицу хранения.
    • Архивная выписка заверяется руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом и заверяется печатью.
    • Архивная выписка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением N 1382.
    • Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как в архивной справке.
    • Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой, оформление которой установлено пунктом 185 Правил.

*
Соблюдаются требования к оформлению архивных копий.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77)

  • XIII. Организация использования архивных документов
    • 187. Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра и номеров листов.
    • Архивная копия на бумажном носителе заверяется руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом и оформление ее осуществляется по аналогии с архивной справкой, в соответствии с пунктом 185 Правил.
    • Архивная копия, изготовленная в электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением N 1382. Имя файла архивной копии, предоставляемой в форме электронного документа, должно содержать архивный шифр документа.



Cформированные по результатам сценария документы  


Обязательные требования



Рекомендованные требования

Напишите, пожалуйста, свои отзывы и пожелания:

ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЕ
ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ

Отправить отзыв